Echtzeitdaten: Der Schlüssel zur effizienten Rezeptabrechnung

Im Gesundheitswesen ist Effizienz nicht nur eine Frage der Kosteneinsparung, sondern auch der Qualität der Versorgung. In einer Branche, die von komplexen Prozessen, strengen Vorschriften und unterschiedlichen Interessen geprägt ist, wird der Umgang mit Daten immer wichtiger. Besonders die Abrechnung von Arzneimitteln zeigt, wie viel Potenzial in Echtzeitdaten steckt.

Die Herausforderungen liegen klar auf der Hand: Abrechnungsfehler, zeitintensive Retaxierungen und uneinheitliche Prozesse führen jährlich zu hohen Kosten und unnötigem Verwaltungsaufwand. Doch Echtzeitdaten bieten hier eine vielversprechende Lösung. Sie ermöglichen die Prüfung und Optimierung von Verordnungen, während diese entstehen – ein Paradigmenwechsel, der die gesamte Branche revolutionieren kann.

Warum Echtzeitdaten unverzichtbar sind

Der Abrechnungsprozess im Gesundheitswesen ist derzeit oft reaktiv. Fehler werden meist erst nachträglich erkannt, was teure und zeitaufwendige Korrekturen erforderlich macht. Denn für Retaxierungen haben Krankenkassen bis zu 12 Monate Zeit. Für die Apotheke ist die Zuordnung und der jeweilige Status eines Vorgangs nur sehr schwer nachvollziehbar. Sie kann innerhalb von drei Monaten nach Ankündigung einer möglichen Rechnungskürzung durch die Kranken­kasse Einspruch erheben. Erfolgt dieser nicht, wird der reklamierte Betrag mit einer der Folgerechnungen ver­rechnet. Apotheken und Krankenkassen können daher erst nach mehr als fünfzehn Monaten sicher sagen, dass der bereits überwiesene Rechnungsbetrag Bestand hat. Die verzögerte Datenverfügbarkeit erschwert eine effiziente Steuerung der Prozesse.

Eine Analyse der IKK classic gibt Aufschluss über die Größenordnungen: Im Jahr 2021 wurden allein bei dieser Krankenkasse knapp 7 Millionen Euro zurückgefordert. Dabei zählen Berechnungskorrekturen, falsche Abrechnungswege und unklare Zuzahlungsregelungen zu den häufigsten Ursachen für Korrekturen.

Hier zeigt sich eine Stärke von Echtzeitdaten: Sie verhindern Fehler, bevor sie entstehen, anstatt sie im Nachgang zu korrigieren.

So verändern Echtzeitdaten die Abrechnung

E-Rezepte können während bzw. bereits vor der Abgabe des Arzneimittels auf fachliche und technische Korrektheit geprüft werden. Fehlerhafte Abrechnungen werden somit gar nicht erst eingereicht. Nach vollelektronischer Prüfung in der Apotheke können die Verordnungen an die versichernde Krankenkasse übertragen und direkt abgerechnet werden. Automatisierte Prüf- und Erstattungsprozesse auf Seiten der Kostenträger ermöglichen anschließend eine unmittelbare Erstattung auf das Geschäftskonto der Apotheke.

Die schnelle Datenverfügbarkeit sorgt zudem für ein neues Niveau an Transparenz. Dass das nicht nur ein Vorteil für das Liquiditätsmanagement in der Apotheke ist, sondern auch für buchhalterische Prozesse, bestätigt uns Steuerberater Stefan Kurth: „Wir haben festgestellt, dass die scanacs-Direktabrechnung für eine bessere Transparenz sorgt, da die Abrechnungsdaten der einzeln erfolgten Lieferungen und Leistungen direkt und zeitnah einzeln und nicht nur gebündelt erfasst werden. Dies reduziert die Inkongruenzen, die oft zwischen den Buchhaltungsdaten des Warenwirtschaftssystems (WaWi) und den Angaben des Rechenzentrums bestehen. Zuvor waren diese Abweichungen oft schwer nachvollziehbar, da auch die Soll-Stellung der Daten in der Wawi nicht immer den tatsächlichen Lieferungen und Leistungen entsprach. Dies war darauf zurückzuführen, dass die buchhalterische Relevanz nicht jedem Mitarbeitenden am HV-Tisch bewusst war. Durch die Direktabrechnung wird dies transparenter“.

Die Umstellung auf Echtzeitdaten bietet enorme wirtschaftliche Potenziale – sowohl für Krankenkassen als auch für Apotheken:

• Kostenreduktion: Retaxierungen und manuelle Korrekturen entfallen, was Millionen an Verwaltungskosten spart.
• Zeitersparnis: Durch automatisierte Prüfungen wird der Bearbeitungsaufwand minimiert, und Prozesse laufen schneller ab.
• Planbarkeit: Krankenkassen erhalten in Echtzeit Einblicke in ihre Ausgaben und können Budgets effizienter steuern.
• Bessere Liquidität: Apotheken profitieren von schnelleren Zahlungen und weniger Rückforderungen.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, diese Potenziale zu erschließen. Unsere Echtzeitlösungen bieten eine Plattform, die Krankenkassen und Apotheken miteinander verbindet. Dabei stehen Transparenz und Geschwindigkeit im Fokus. Gemeinsam mit vielen Krankenkas­sen ist scanacs bereits dabei die Automatisierung der Erstattungsprozesse bis hin zur Echtzeitbezahlung um­zusetzen.

Die Direktabrechnung ermöglicht aktuell eine Bezah­lung, orientiert an den Arzneimittellieferverträgen. Dar­an orientieren sich auch die Zahlungsziele der Kranken­kassen, wobei sie gesetzlich verpflichtet sind, innerhalb einer Frist von 10 Tagen nach Rechnungseingang die Zahlung anzuweisen. Sollte dies nicht geschehen, so ist die Apotheke gemäß § 130 SGB V berechtigt, den Apo­thekenabschlag einzubehalten. Viele dieser regionalen Vereinbarungen zwischen Apothekerverbänden und Krankenkassen erlauben bereits heute wöchentliche oder tägliche Rezeptabrechnungen. Das heißt, die Apotheke kann zu jedem Zeitpunkt und beliebig häufig innerhalb eines Monats gegenüber einer Krankenkasse abrechnen. Ein Produkt von beispielsweise 10.000 Euro kann sofort abgerechnet werden.

Auch scanacs-Apotheker Benedikt Bühler ist von einer beschleunigten Rezeptabrechnung überzeugt: „Bei der Direktabrechnung bin ich alleiniger Inhaber der Forderungen, und die Rezepte gehören jederzeit mir. Ein weiteres gewichtiges Argument für die Direktabrechnung ist, dass sich meine Liquidität substanziell verbessert, wenn ich meine Arzneimittelrechnungen von den Krankenkassen wöchentlich – perspektivisch sogar täglich – erstattet bekomme und nicht bloß einmal monatlich in gebündelter Form von den Abrechnungszentren (ARZ)“.

Die Gesundheitsbranche steht vor einer grundlegenden Transformation. Höhere Ansprüche an Effizienz und Qualität machen Innovationen notwendig. Echtzeitdaten sind der Schlüssel, um diese Ansprüche zu erfüllen. Dabei verändert sich weder Art und Umfang der Daten, sondern lediglich die Geschwindigkeit, in der Sie zur Verfügung stehen. Sie schaffen eine Basis für schnellere, fehlerfreie und transparentere Prozesse – und das bei deutlich geringerem Aufwand und Kosten.