Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen gemäß Wachstumschancengesetz alle Unternehmen in Deutschland, vom Handwerksbetrieb, über die Marketingagentur, bis hin zur Apotheke, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) annehmen können. Doch während die Einführung der E-Rechnung in der freien Wirtschaft bereits weit vorangeschritten ist, gibt es im Gesundheitswesen Defizite. Dabei ist das Potenzial enorm – besonders in Hinblick auf die wirtschaftliche Lage von Apotheken. Dieser Beitrag beleuchtet die Vorteile der E-Rechnung für Apotheken, zeigt die aktuellen Herausforderungen bei der Umsetzung und erklärt, warum es für das Geschäftskonto der Apotheke empfehlenswert ist, die Einführung zu beschleunigen.
Warum die E-Rechnung für Apotheken so wichtig ist
Der Abrechnungsprozess zwischen Apotheken und Krankenkassen ist eine zentrale Komponente im Gesundheitswesen und spielt eine entscheidende Rolle für die Liquidität einer Apotheke. Jahr für Jahr werden nach § 300 SGB V Arzneimittel im Wert von mehr als 50 Milliarden Euro abgerechnet. Trotz moderner Technologien, ist dieser Prozess in Teilen noch durch Papier und manuelle Abläufe geprägt.
Heutzutage wird der Großteil Arzneimittel als E-Rezept verordnet. Nachdem das Medikament in der Apotheke abgegeben wurde, wird der E-Rezeptdatensatz geprüft und digital an die Krankenkasse übermittelt. Auf Seiten der Kostenträger werden die Daten ebenfalls auf fachliche und technische Korrektheit geprüft, ehe die Kosten gegenüber dem Leistungserbringer erstattet werden. Dem Gesetz nach haben Krankenkassen dazu 10 Tage Zeit. Allerdings fordern einige Krankenkassen zusätzlich zur bereits digital übermittelten Rechnung noch eine Abrechnung in Papierform, die postalisch versendet wird. Erst mit Eingang aller rechnungsbegründenden Unterlagen, zu denen auch die Papierrechnung zählt, beginnt das gesetzliche Zahlungsziel von 10 Tagen. Rechnet eine Apotheke also zu Beginn des Monats Ihre Rezepte ab, kann sie – unter Einbezug der Postlaufzeit von 2-5 Tagen sowie der Banklaufzeit – ab dem 12. des Monats einen Geldeingang erwarten. Eine frühere Bezahlung obliegt der Hoheit der jeweiligen Krankenkasse.
Eine E-Rechnung übermittelt Rechnungsdaten nicht auf Papier oder als Bilddatei (wie etwa ein PDF), sondern als strukturierten und maschinenlesbaren XML-Datensatz. Dadurch wird sichergestellt, dass die vom Rechnungssteller erzeugten Informationen elektronisch versendet, empfangen und ohne Medienbrüche automatisiert verarbeitet werden können. So entfällt bei der Rezeptabrechnung der Zeitversatz durch den Postweg. Die Apotheke kann demnach deutlich früher mit ihrem Geld rechnen. Ein Restrisiko besteht darin, dass Krankenkassen Rechnungskürzungen (Retaxationen) vornehmen dürfen, wenn bei der Abrechnung der Verordnung formale oder technische Fehler aufgetreten sind. Automatisierte Prüfverfahren auf Seiten der Apotheke und Krankenkasse haben das Potenzial, Retaxationen zu vermeiden und den Prozess auf Echtzeit zu beschleunigen.
Die Einführung der E-Rechnung verspricht für Apotheken und Krankenkassen demnach erhebliche Verbesserungen:
- Kostensenkung: Die E-Rechnung reduziert Porto- und Druckkosten. Zusätzlich entfällt die kostenintensive Archivierung von Papierrechnungen.
- Schnelligkeit: Der zeitaufwändige Postweg wird überflüssig. Krankenkassen können Rechnungen direkt elektronisch prüfen und schneller begleichen.
- Liquidität: Besonders für Apotheken mit hohen Vorauszahlungen an Großhändler bedeutet eine schnellere Abrechnung verbesserte Liquidität.
- Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung der Abrechnungen spart Papier und schont Ressourcen.
- Revisionssicherheit: E-Rechnungen sind maschinenlesbar, standardisiert und fälschungssicher.
Digitale Rezeptabrechnung in der Praxis
Vorreiter wie der GKV-Dienstleister spectrumK zeigen bereits, dass die E-Rechnung erfolgreich umgesetzt werden kann. Seit Mitte 2022 wird die elektronische Abrechnung von Arzneimitteln praktiziert:
- Rechnungen werden monatlich im XML-Format erstellt und elektronisch übermittelt.
- Krankenkassen können diese Daten maschinell verarbeiten, was die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt.
- Apotheken profitieren von schnelleren Zahlungseingängen und revisionssicheren Prozessen.
Janne Austermann, Teamleiterin Abrechnungsmanagement nach § 300 SGB V bei spectrumK, hat uns im Interview verraten, warum der GKV-Dienstleister auf E-Rechnungen setzt: „Durch die Einführung der Direktabrechnung konnten wir anfangs nicht abschätzen, wie sich die Anzahl der Rechnungen verändern wird. Wir mussten unsere Prozesse so anpassen, dass es sowohl bei uns als auch bei unseren Kundenkassen nicht zu erheblichen Mehraufwänden kommt. Das ist uns vor allem durch Automatisierung und den Einsatz moderner IT-Technologie gelungen. Ein wichtiger Punkt dabei ist die E-Rechnung. Die macht den Prozess endlich „voll“ digital – vom Einreichen der Rechnung bis zur Bezahlung“.
Dieses Beispiel zeigt, dass die technische Umsetzung längst möglich ist. Eine Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur im Interesse der Apotheken, sondern auch im Sinne der Krankenkassen und Versicherten, da sie Kosten senkt und die Abwicklung beschleunigt. Um die Einführung der E-Rechnung zu beschleunigen, bedarf es klarer politische Vorgaben und eine Modernisierung alter Verträge.
Während andere Branchen die Vorteile digitaler Prozesse längst nutzen, kämpfen Apotheken weiterhin mit veralteten und kostspieligen Verfahren. Durch die elektronische Rechnungsübermittlung können Apotheken von schnelleren Prozessen, geringeren Kosten und verbesserter Liquidität profitieren – vor allem, wenn sie Ihre Rezepte wöchentlich oder täglich direktabrechnen. Automatisierte Prüfmechanismen auf Seiten der Apotheke und Krankenkassen können den Prozess auf Echtzeit beschleunigen.
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