Die Rezeptabrechnung ist ein zentraler Prozess in jeder Apotheke. Er spielt vor allem für die Liquidität eine entscheidende Rolle. Bei papiergebundenen Rezepten müssen die notwendigen elektronischen Datensätze erst erzeugt werden. Dabei kommen Hochgeschwindigkeitsscanner zum Einsatz, die von jedem Rezept ein Bild in mehrfacher Ausfertigung, sogenannte Images, anfertigen. Anschließend liest eine Datenerkennungssoftware alle Rezeptdaten aus und wandelt sie in elektronische Daten um. Wie viele solcher Hochgeschwindigkeitsscanner haben Sie bereits in Apotheken stehen sehen? Vermutlich keinen, denn bisweilen übernehmen Apothekenrechenzentren diese und weitere Aufgaben, um Papierrezepte im Auftrag der Apotheke zu Geld zu machen. Dafür müssen die Papierrezepte allerdings erst einmal den Weg von der Apotheke in ein Rechenzentrum finden.
Bei E-Rezepten entfällt neben diesem Weg, den ein übliches Papierrezept bislang zurücklegen muss, auch das Abscannen, da die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen. Dadurch kann mit der heutigen Technologie der komplexe Abrechnungsprozess von Arzneimitteln digitalisiert werden. Doch was bedeutet das genau? Welcher technische Prozess liegt hinter der Abrechnung von E-Rezepten? Und welches Potenzial ergibt sich dadurch für Apotheken? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserem neuen Beitrag.
Wie sieht ein E-Rezept technisch aus?
Das E-Rezept basiert auf dem FIHR-Standard (Fast Healthcare Interoperability Resources). Dieser gilt als schnell und leicht implementierbar, da er mit Ressourcen arbeitet, die mit gängigen Internetsprachen und -protokollen wie XML oder JSON via HTTP/HTTPS übertragen werden. Ein E-Rezept-Datensatz enthält folgende Elemente:
- Elektronische Verordnungsdaten (erstellt durch das Praxisverwaltungssystem)
- Elektronische Abgabedaten (erstellt durch das Apothekenverwaltungssystem)
- Elektronische Quittung der gematik
Diese Daten werden in einem verschlüsselten digitalen Container zusammengefasst, so dass sie sicher übertragen und ausgetauscht werden können.
Die Nationale Agentur für digitale Medizin, gematik, trägt die Gesamtverantwortung für die Telematikinfrastruktur (TI). Die TI ist die zentrale Plattform für digitale Anwendungen (z. B. eRezept, ePA) im deutschen Gesundheitswesen. Sie sorgt dafür, dass Standards wie FIHR für das E-Rezept verbindlich durchgesetzt werden. Außerdem stellt die gematik die Sicherheit, Leistungsfähigkeit sowie Nutzerfreundlichkeit der zentralen Infrastruktur sicher.
Bislang können Patientinnen und Patienten ihr E-Rezept mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder dem Rezeptcode per App oder Ausdruck in Ihre Apotheke vor Ort oder digital einlösen. Ist die eGK eines Patienten eingelesen oder der Rezeptcode gescannt, erhält das Apothekenverwaltungssystem Zugriff auf die elektronischen Verordnungsdaten, die in der TI gespeichert sind.
Wie werden die Daten zur Abrechnung übertragen?
Im Jahr 2005 haben sich unter dem Namen FIVERX die damals führenden deutschen Apothekenrechenzentren zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammengeschlossen, um einen Standard zur Übertragung von Rezeptdaten zwischen der Warenwirtschaft und dem Rechenzentrum der Apotheke zu schaffen. Dieser Übertragungsweg wurde ab 1. Juli 2021 von ApoTI zur standardisierten Übermittlung von elektronischen Rezepten abgelöst. Mit diesem Standard ist eine einheitliche Schnittstelle zur Übertragung des E-Rezept-Datensatzes für alle Anbieter von Abrechnungssoftware definiert.
Wann können die Daten übertragen werden?
Liegen die elektronischen Daten in dem Apothekenverwaltungssystem vor, gibt es folgende Standard-Möglichkeiten die Daten via ApoTI-Schnittstelle zum Abrechnungssystem der Apotheke zu übertragen – unabhängig davon, ob es das apothekeneigene System oder das eines Dienstleisters ist. Diese unterscheiden sich darin, wann die Daten geprüft und übertragen werden.
Synchrone Rezeptvorprüfung
Die Daten eines E-Rezepts können bereits im Kassenvorgang über die synchrone Rezeptvorprüfung durch die Abrechnungssoftware geprüft werden. Dadurch können direkt am HV-Tisch Erstattungshinweise erfolgen. Dabei wird geprüft, ob die E-Rezeptdaten so abrechenbar oder fehlerhaft sind und ob aufgrund gesetzlicher und vertraglicher Regelungen Verbesserungspotenzial vorliegt (z. B. Einhaltung der Abgaberangfolge des Rahmenvertrages § 129 Abs. 2 SGB V). Im Gegensatz zu einer Fehlermeldung, würde Letzteres die Abrechnung nicht verhindern, aber Hinweise geben, die zu beachten sind oder zu besseren Ergebnissen führen können. Wie das Verbesserungspotenzial der Apotheke angezeigt wird, obliegt der jeweiligen Software.
Asynchrone Rezeptvorprüfung
Die asynchrone und die synchrone Rezeptvorprüfung haben in der Regel denselben Funktionsumfang, sie unterscheiden sich jedoch im Ablauf. Die synchrone Prüfung meldet die Prüfergebnisse sofort zurück. Im Gegensatz dazu, wird das E-Rezept im Rahmen der asynchronen Prüfung zunächst nur zur Prüfung bei der Abrechnungssoftware eingereicht. Anschließend erfolgt zeitlich versetzt die Prüfung des E-Rezeptes durch die Software. Auch bei diesem nachgelagerten Prozess wird geprüft, ob die E-Rezeptdaten abrechenbar oder fehlerhaft sind und ob Verbesserungspotenzial vorliegt. Danach kann im Apothekenverwaltungssystem der Status der Prüfung angezeigt werden. Wurden keine Fehler gefunden, die einer Abrechnung entgegenstehen, wird es in den Status „Vor Abrechnung“ versetzt, kann aber auch erneut zur Prüfung eingereicht werden. Wird der Status „Fehler“ wiedergegeben, muss das E-Rezept erneut eingereicht werden.
Wann ist das E-Rezept abgerechnet?
Nachdem das E-Rezept gegebenenfalls bearbeitet sowie signiert ist und die Quittung aus der TI der gematik abgeholt wurde, kann es von der Apotheke zur Abrechnung übertragen werden. Das E-Rezept ist in den Abrechnungsprozess übergegangen, wenn der Status „Abgerechnet“ zurückgemeldet wird. Dann kann das E-Rezept nicht erneut eingereicht werden. Es ist Verantwortung des jeweiligen Apothekenverwaltungssystems dies sicherzustellen. Anschließend wird der Abrechnungsdatensatz durch die Abrechnungssoftware erstellt und an den Kostenträger übertragen.
Strukturierte, elektronische Daten, wie sie mit dem E-Rezept vorliegen, ermöglichen eine Automatisierung der Prüf- und Abrechnungsprozesse. Außerdem können Retaxationen vermieden werden. Fehler beim Scannen samt OCR-Erkennung und Nachbearbeitung entfallen. Die scanacs-Plattform prüft die Rezeptdaten basierend auf einem mit unseren Partnerkrankenkassen entwickelten Prüfkatalog, welcher für alle E-Rezepte und Krankenkassen zur Anwendung kommt. Das Prüfergebnis wird samt Begründung transparent in der scanacs-Plattform sowie in dem Apothekenverwaltungssystem angezeigt. Unsere teilnehmenden Partnerkrankenkassen haben zusätzlich die Möglichkeit, individuelle Prüfregeln zu aktivieren und Erstattungshinweise zu geben. Anschließend wandelt die scanacs-Plattform die Rezeptdaten entsprechend der Standards in Abrechnungsdaten um. Der generierte Abrechnungsdatensatz wird danach automatisch an die Abrechnungsstelle der jeweiligen Kassen versendet. Dies gilt auch für Rechnungen gegenüber pharmazeutischen Herstellern sowie Meldungen an den Nacht- und Notdienstfonds. Die Erstattung erfolgt anschließend direkt auf das Geschäftskonto der Apotheke.
Für Apotheken bietet dies eine Möglichkeit, sich zukunftssicher aufzustellen, Abhängigkeiten zu reduzieren und die Sicherheit zu erhöhen. Halten Sie sich Alternativen offen, um die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Apotheke langfristig sicherzustellen. Jetzt ein unverbindlichen Beratungsgespräch vereinbaren: Zum Kontaktformular!