Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Apotheken auf die scanacs-Direktabrechnung, um ihre Abrechnungsprozesse zu optimieren und sich vor Risiken wie Retaxationen zu schützen. Heute sprechen wir mit Stefan Kurth, Steuerberater und Rechtsanwalt sowie Geschäftsführer von Schneider + Partner. Schneider + Partner ist eine renommierte bundesweit agierende Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die sich auf die Beratung von Apotheken und anderen Heilberufen spezialisiert hat. Schneider + Partner unterstützt Apotheken u. a. dabei, ihre Finanz- und Abrechnungsprozesse zu modernisieren und an die neuen Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Im Interview beleuchten wir die steuerlichen und organisatorischen Auswirkungen der scanacs-Direktabrechnung und erhalten wertvolle Einblicke in die Erfahrungen von Schneider + Partner mit dieser modernen Art der Rezeptabrechnung.
scanacs: Hallo Herr Kurth und herzlich willkommen zum Interview. Welche Erfahrungen haben Sie bislang durch Ihre Mandant:innen mit der scanacs-Direktabrechnung gesammelt?
Stefan Kurth: Wir haben festgestellt, dass die scanacs-Direktabrechnung für eine bessere Transparenz sorgt, da die Abrechnungsdaten der einzeln erfolgten Lieferungen und Leistungen direkt und zeitnah einzeln und nicht nur gebündelt erfasst werden. Dies reduziert die Inkongruenzen, die oft zwischen den Buchhaltungsdaten des Warenwirtschaftssystems (WaWi) und den Angaben des Rechenzentrums bestehen. Zuvor waren diese Abweichungen oft schwer nachvollziehbar, da auch die Soll-Stellung der Daten in der Wawi nicht immer den tatsächlichen Lieferungen und Leistungen entsprach. Dies war darauf zurückzuführen, dass die buchhalterische Relevanz nicht jedem Mitarbeitenden am HV-Tisch bewusst war. Durch die Direktabrechnung wird dies transparenter. Dafür müssen aber auch die Krankenkassen mitspielen. Denn wichtig ist, dass die Zahlungsziele eingehalten werden und die Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden können. Dafür muss z. B. die Rechnungsnummer bei der Überweisung angegeben werden. Nur dann wird wirklich ein Effizienzgewinn messbar. Manuelle Abstimmungen sollten nicht mehr erfolgen müssen.
scanacs: Welche weiteren Vorteile ergeben sich Ihrer Meinung nach aus der Direktabrechnung für Apotheken?
Stefan Kurth: Die Direktabrechnung bietet vor allem deutliche Vorteile im Liquiditätsmanagement. Ein Hauptproblem war insbesondere in der neueren Zeit das zeitliche Auseinanderfallen der Zahlungsströme. Apotheken wurden im Rahmen der allgemeinen Krisenstimmung immer mehr angehalten, Lieferanten vorfristig zu bezahlen. Vorfristige Abschläge beim Rechenzentrum waren nachvollziehbar teuer. Mit der Direktabrechnung kann die Liquidität besser gesteuert werden, da sich das zeitliche Delta zwischen der Zahlung an den Lieferanten und dem Forderungsausgleich von der Krankenkasse deutlich verringert wird. Dies reduziert die Kontokorrentzinsen und verbessert die Bonität der Apotheken.
scanacs: Wie schätzen Sie das „Skonto-Urteil“ ein und welches Potenzial bietet dabei die Direktabrechnung?
Stefan Kurth: Das Skonto Urteil reiht sich in seiner Bedeutung in die großen apothekenrechtlichen Entscheidungen aus 1958, 2008, 2016 ein. Erst ging es um die Niederlassungsfreiheit, dann um den Fremdbesitz und die Preisbindung, jetzt um den Einkauf. Die Luft zum Atmen der einzelnen Apotheke wird immer dünner. Und zudem erweist es sich, dass der Wettbewerb zunehmend nicht fair abläuft. Die geplante Änderung der AMPreisV wird Apotheken vor allem bei möglichen Vorfinanzierungen von Hochpreisern vor große Herausforderungen stellen. Die Deckelung von Rabatten verschlimmert dieses Szenario. Direktabrechnung kann auch hier die Liquidität der Zahlungsflüsse sicherstellen und helfen mit schnelleren Zahlungseingängen keine Vorfinanzierungskosten mehr bezahlen zu müssen.
scanacs: Senkt sich dadurch auch das Insolvenzrisikos für Apotheken?
Stefan Kurth: Die größte Insolvenzfalle ist Zahlungsunfähigkeit und damit mangelnde Liquidität. Liquidität vor Rentabilität ist ein weit verbreitetes Credo. Die Rentabilität wird jedoch vom Gesetzgeber im Rx Bereich beurteilt. Derzeit erreicht sie insbesondere unter Einbeziehung der Vorfinanzierung der erbrachten Leistungen für die GKV negative Vorzeichen. Umso wichtiger wird die Liquiditätssicherung. Die Direktabrechnung verringert das Insolvenzrisiko deutlich, da die Zahlungsströme schneller, gesichert und transparent sind. Die Forderung wird nie aus der Hand gegeben und kann damit auch nicht von Dritten unterschlagen oder gar insolvenzrechtlich betroffen sein.
scanacs: Welche steuerlichen Auswirkungen hat eine Direktabrechnung für Apotheken?
Stefan Kurth: Steuerliche Vorteile sind eher indirekt, da geringere Kosten zu höheren Gewinnen und damit auch zu höheren Steuerzahlungen führen. Dies sehe ich jedoch nicht als Nachteil, sondern als Vorteil, da der Liquiditätsvorteil bei weitem überwiegt und gute Gewinne Voraussetzung für eine auskömmliche Lebensführung sind.
scanacs: Sehen Sie Veränderungen in Bezug auf den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung durch Direktabrechnung?
Stefan Kurth: Wie bereits gesagt, ist ein großer Vorteil der scanacs-Direktabrechnung, dass sie die Buchhaltung transparenter und nachvollziehbarer macht. Apotheken können Bedienungsfehler im Warenwirtschaftssystem schneller erkennen, da diese nun unmittelbar in der Buchhaltung sichtbar werden. Für Betriebsprüfungen erleichtert dies die Arbeit erheblich. Allerdings ist die Datenmenge, die verarbeitet werden muss, deutlich gestiegen. Das kennen wir aber bereits aus anderen Branchen, insb. dem Online-Handel und stellt mit heutigen technischen Möglichkeiten keine Herausforderung dar. Das erfordert allerdings auch auf Seiten der Steuerberatung eine Anpassung und Digitalisierung der Prozesse. Eine Buchhaltung mit Papierkontoauszügen würde hier alle Vorteile wieder ad adsurdum führen.
scanacs: Welche Rolle spielen Retaxationen für die Wirtschaftlichkeit der Apotheke?
Stefan Kurth: Retaxationen stellen für Apotheken einen erheblichen finanziellen Verlust dar und mindern direkt den Gewinn. Gerade die Belieferung hochpreisiger Medikamente können bei einer Retaxation existenzbedrohend sein. Die scanacs-Direktabrechnung reduziert das Risiko von Retaxationen, da die Erstattungsfähigkeit von Rezepten in Echtzeit geprüft wird. Die Krankenkassen sollten aber auch zukünftig verbindlich das Ende der Retaxationen erklären. Apotheken erhalten dadurch frühzeitig die erforderliche Klarheit über die Abrechnung und ihre erbrachte Leistung. Steuerlich bedeutet dies, dass Apotheken ein besseres Betriebsergebnis erzielen.
scanacs: Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die sowohl die Direktabrechnung als auch herkömmliche Prozesse abbildet?
Stefan Kurth: Ehrlich gesagt, ergeben sich keine Herausforderungen, da alles sauber dokumentiert werden kann. Es ist derzeit notwendig, zwei parallele Abrechnungsprozesse – über das Rechenzentrum für die Papierrezepte und über die Direktabrechnung– zu dokumentierten. Das bedeutet, dass die Verfahrensdokumentation sowohl den herkömmlichen Prozess als auch die neuen digitalen Schritte abbilden muss. Jede Rechnung musss revisionssicher archiviert werden, jede Rechnung musss automatisiert zum Steuerberater, jede Rechnung muss automatisiert im Zahlungsverlauf geprüft werden. Unsere Aufgabe ist es, die nicht automatisierten Vorgänge möglichst gering zu halten. Der Prozess der Buchhaltung beginnt am HV-Tisch in der Apotheke und endet im Jahresabschluss. Es gilt das Bewusstsein dafür auch bei jedem Mitarbeitenden zu schärfen.
scanacs: Welche langfristigen Auswirkungen hat die Einführung des E-Rezepts und der scanacs-Direktabrechnung auf die Steuerstrategie von Apotheken?
Stefan Kurth: Die Auswirkungen der Einführung des E-Rezepts und der Direktabrechnung sind eher prozessual als steuerlich. Durch die verbesserte Liquidität wird es weniger notwendig sein, auf Kontokorrentkredite zurückzugreifen, was die Kosten für Apotheken senkt. Auch das Risiko von Retaxationen wird deutlich geringer, was insgesamt zu einer effizienteren Finanzplanung führt.
scanacs: Abschließend noch eine letzte Frage. Welche Tipps geben Sie anderen Steuerkanzleien, deren Mandant:innen sich für die scanacs-Direktabrechnung entscheiden?
Stefan Kurth: Ein wesentlicher Tipp ist, die Direktabrechnung jeder erbrachten Leistung als echte Chance zu betrachten, um die Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Es ist wichtig, dass Steuerkanzleien erkennen, dass althergebrachte Methoden im Wirtschaftsverkehr auf Dauer nicht mehr funktionieren. Daher sollte man sich nicht an alten Prozessen festhalten, sondern die zeitnahe leistungsbezogene Rechnungslegung und den zügigen Forderungseinzug als klare Vorteile nutzen. Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten, zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden, wie etwa bei der Abwicklung von Herstellerabschlägen, den Zahlungen und Erstattungen an den NNF oder der Verwaltung von Forderungen und Zahlungsströmen. Die Apotheke darf das erst gar nicht spüren.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Vorbereitung auf das, was noch kommt: Das Gesundheitssystem steht finanziell unter Druck, und es wird in Zukunft keine großen finanziellen Spielräume für Leistungserbringer geben. Nur wer seinen Betrieb maximal effektiv gestaltet, wird langfristig Erfolg haben. Die scanacs-Direktabrechnung bietet für Apotheken und ihre Steuerberater erhebliche Vorteile, insbesondere in den Bereichen Liquiditätsmanagement, Transparenz und Reduzierung von Zahlungsausfällen. Auch wenn der erhöhte Datenfluss neue Herausforderungen mit sich bringt, überwiegen die Effizienzgewinne, die durch die Digitalisierung erzielt werden können. Mit Blick auf die Zukunft wird die Direktabrechnung ein zentraler Baustein für die Modernisierung und Optimierung der Apothekenbranche werden.
scanacs: Vielen Dank für das Interview!
Weitere Informationen zur scanacs-Direktabrechnung finden Interessierte unter scanacs.de/direktabrechnung.