FAQ

Allgemeine Fragen

Euer Thema ist sehr speziell. Habt Ihr überhaupt das Know How dafür?

Unser Team verfügt über langjährige Erfahrung aus dem Handverkauf, der Zubereitung von Arzneimitteln, der Gesetzlichen Krankenversicherung und der Gestaltung von Abrechnungsprozessen nach dem Fünften Sozialgesetzbuch. So sind wir überhaupt auf die Idee einer gemeinsamen Plattform gekommen.

Zusätzlich unterstützen uns Apotheken und Krankenkassen aus der gesamten Republik. Damit gewährleisten wir eine am Nutzer orientierte Entwicklung der Lösung.

 

Steht scanacs auf der Apotheken- oder der Krankenkassenseite?

Wir möchten mit unserer Plattform eine effizientere und praxisnahe Zusammenarbeit zwischen Apotheken und Krankenkassen ermöglichen. Eine Positionierung halten wir für überholt, da so wichtige Ressourcen verschwendet werden. Außerdem sind beide für ein funktionierendes Gesundheitswesen wichtig.

 

Was steckt hinter dem Name scanacs?

scanacs steht für unsere Vision und setzt sich als Anagramm zusammen aus:

scan – scannen – einlesen

ac – accurate – genau

ac – accelerate – beschleunigen

Muss ich gleich einen Vertrag mit scanacs abschließen?

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit sich bei scanacs kostenfrei zu registrieren. Anschließend erhalten Sie ein Angebot. Alternativ kann der Vertrag auch direkt über die Auswahl des jeweiligen Tarifs abgeschlossen werden.

 

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Ja, diese beträgt drei Monate.

 

Wie lang ist die Kündigungsfrist?

Der Vertrag kann jeweils mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Zusätzlich kann jeder Tarif innerhalb der scanacs-Plattform mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende ruhend gestellt werden.

 

Brauche ich für die Nutzung  des scanacs-Services ABDA-Lizenzen?

Der scanacs-Service verwendet verschiedene ABDA-Module, z.B. für die Prüfung der Austauschbarkeit bei der Abgabe von Rabattarzneimitteln. Hierfür stellt uns die ABDATA Lizenzkosten in Rechnung, welche wir an die Kunden weitergeben.

Wie kann ich mich bei scanacs registrieren?

Die Registrierung erfolgt über den Internetauftritt von scanacs unter www.scanacs.de.

 

Wie erfolgt der Registrierungsprozess?

Nach der Produktauswahl und eventuellen Bestellung weiterer Leistungen sind die Accountdaten zu erfassen sowie der Vertragsabschluss zu bestätigen. Anschließend erhält der Nutzer eine E-Mail zur Bestätigung, dass sein scanacs-Service aktiviert werden soll. Anschließend erhalten Sie Zugang zum Portal.

 

Was kostet die Registrierung?

Die Registrierung ist kostenfrei.

 

Wo befindet sich eine Tarifübersicht?

Zur Tarifübersicht gelangen Sie über die Startseite und “Tarif wählen”.

 

Was beinhalten die einzelnen Tarife?

Eine Übersicht der Tarifinhalte finden Sie über die Startseite und “Mehr Details”.

 

Kann ich auch einzelne Tarife buchen?

Ja.

 

Welche Informationen benötigen Sie von mir um mich zu registrieren?

Zur Registrierung benötigt scanacs Ihre Kontaktdaten und Ihr gültiges Apothekeninstitutionskennzeichen. Zusätzlich ist die Apothekenbetriebserlaubnis als Bild auf die Plattform hochzuladen.

Zur Registrierung benötigt scanacs Ihre Kontaktdaten und Ihr gültiges Apothekeninstitutionskennzeichen. Zusätzlich ist die Apothekenbetriebserlaubnis als Bild auf die Plattform hochzuladen.

Haben Sie uns schon eine Kopie Ihrer Apothekenbetriebserlaubnis zur Verfügung gestellt und den unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag zurück gesendet? Beide Dokumente sind notwendig und müssen intern geprüft werden, bevor Sie vollen Zugriff auf unsere Applikationen und Services bekommen können.

 

Wie lange dauert die Freischaltung, nach der Anmeldung?

Nach erfolgreicher Registrierung und Eingang Ihrer Daten (Apothekenbetriebserlaubnis, Auftragsverarbeitungsvertrag) werden diese umgehend von unseren Mitarbeitern bearbeitet. Eine Rückmeldung zur Freischaltung erhalten Sie in der Regel innerhalb von zwei bis drei Werktagen.

 

Wie bekomme ich die Information über die Freischaltung?

Sie werden per Mail über die Freischaltung informiert.

 

Ab wann kann ich den scanacs-Service nutzen?

Nach der Freischaltung durch scanacs können Sie die von Ihnen gewählten Tarife direkt nutzen.

Welche Einstellungen kann ich als Apotheke selbst im scanacs-Portal vornehmen?

Über eine Administrationsfunktion ist es möglich, weitere Nutzer und zugehörige Apotheken (z.B. Filialen) zu verwalten.

 

Welche Auswirkung hat die Konfiguration von Position und Rolle für den einzelnen Nutzer?

Die Angabe zur Position dient lediglich zur Information, um Ihre Organisationsstruktur in der Administration wiederzufinden und entsprechend der Position Ihrer Nutzer die für uns entscheidenden Rollen zu vergeben. Die Vergabe der Rolle führt in unseren Applikationen zu verschiedenen Berechtigungen.

Derzeit sind folgende Rollen vorgesehen:

  • Inhaber: Kann sowohl die Administrationsapplikation als auch alle anderen Applikationen nutzen
  • Administrator: Kann nur die Administrationsapplikation aber keine fachlichen Applikationen nutzen
  • Mitarbeiter: Kann nur auf fachliche Applikationen zugreifen, nicht aber auf die Administrationsapplikation

 

Fachliche Fragen

Wie lange dauert es, bis die Rezeptabrechnungsdaten von der Apotheke an die Krankenkasse übertragen werden?

Derzeit dauert der Transport der Rezepte mit den dazugehörigen Informationen ca. sechs bis acht Wochen. Wenn Sie also am 05. Januar ein Rezept beliefern so gehen sämtliche relevanten Informationen Anfang März bei der Krankenkasse ein.

 

Warum dauert der Prozess so lange?

In dieser Zeit werden die Rezepte eingesammelt, gescannt, die Daten ausgelesen und ggf. korrigiert. Eine Rechnung wird erzeugt und an die Krankenkasse versandt. Der Aufwand für diesen Prozess ist von verschiedenen Faktoren abhängig, wie etwa der Qualität des Rezeptdrucks.

 

Warum muss ich als Apotheker so lange warten, bis mir die Krankenkasse einen Fehler mitteilt?

Die bei den Krankenkassen eingehenden Rezeptdaten werden zunächst maschinell geprüft. Nach unserer Erfahrung durchlaufen ca. zehn Prozent der Rezepte anschließend eine Sichtprüfung, welche mehrere Monate dauert.

Muss jedes Rezept gescannt werden?

Ja, nur so steht die Funktionalität zur Verfügung.

 

Kann ich nach Arzneimittelstammdaten recherchieren?

Über unsere Applikation „Artikelrecherche“ können aktuell Daten aus dem ABDA-Artikelstamm, der ABDA-Datenbank und der ABDA-Datenbank Plus V übersichtlich und historisiert eingesehen werden.

 

Kann die Apotheke eine Genehmigung direkt bei der Krankenkasse beantragen?

Mit Hilfe der Applikation Ticketsystem können Apotheken und Krankenkassen direkt Informationen zu Genehmigungen austauschen. Natürlich nur, wenn beide Kooperationspartner von scanacs sind.

 

Muss ich die Rezeptdaten komplett erfassen?

Nach Scannen des Rezeptes werden die Stamm- und Verordnungsdaten von unserer Erkennungssoftware ausgelesen und in die entsprechenden Felder übernommen. Lesefehler können anschließend manuell korrigiert werden. Ein vollständiges Abtippen ist aber nicht notwendig.

 

Kann der scanacs-Service nur separat genutzt werden?

Wir haben Kooperationen mit mehreren Unternehmen aus dem Apothekenmarkt. Hierdurch können verschiedene Funktionalitäten direkt aus dem Kassensystem genutzt werden. Dies funktioniert beispielsweise mit dem System3 der Mauve Mailorder Software GmbH & Co. KG. Für Fragen stehen wir und unsere Kooperationspartner gern zur Verfügung.

Technische Fragen

Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich um die den scanacs-Service zu nutzen?

Wir haben die scanacs-Applikationen als Webanwendungen konzipiert um sie möglichst vielen Nutzern zugänglich zu machen. Sie erreichen diese mit Ihrem Login (nach Registrierung) über das scanacs-Portal. Die scanacs-Applikationen sind für Google Chrome und Mozilla Firefox optimiert.

 

Muss ich eine scanacs-Software installieren?

Nein. Unsere Lösungen sind Webanwendungen und über den installierten Internetbrowser erreichbar (optimiert für Google Chrome und Mozilla Firefox). Bei einigen Browsern ist die Funktionalität noch etwas eingeschränkt. Hieran arbeiten wir. Auch für die Nutzung der Scanner muss kein Gerätetreiber separat installiert werden. Die Aktualisierung der Firmware übernehmen wir für Sie und liefern Ihnen Ihr Gerät nutzungsbereit aus.

 

Was passiert, wenn meine Internetverbindung gestört ist?

Wir gewährleisten eine Verfügbarkeit unserer Anwendung am Ausgang des beauftragten Rechenzentrums. Zur Vermeidung eines Ausfalls des Internets bei unseren Kunden empfehlen wir ein Backup, beispielsweise über einen LTE-Router.

Kann ich auch einen anderen Scanner als den angebotenen verwenden?

Wir haben uns bei der Auswahl des passenden Gerätes viel Arbeit gemacht. Der Kodak Alaris S2060W garantiert ein sehr hohe Bildqualität als Grundlage für die Texterkennung. Zusätzlich wurde von den Kodak-Kollegen speziell für unser Projekt eine Schnittstelle entwickelt, die z.B. ein Multi-Streaming mit verschiedenen Bildformaten ermöglicht. Dies führt dazu, dass wir jeden Scanner noch mit einem speziellen scanacs-Update ausliefern.

 

Muss ich den Scanner kaufen (Kodak Alaris S2060W)?

Der Scanner kann sowohl gekauft als auch geleast werden. Gemeinsam mit unserem Partner, der Grenke AG, unterbreiten wir Ihnen gern ein Leasing-Angebot. Das dauert in der Regel nicht länger als 24 Stunden.

 

Wo kann ich den Scanner bestellen und kaufen (Kodak Alaris S2060W)?

Den Scanner können Sie über uns beziehen. Auf diese Weise erhalten Sie Ihr Gerät nutzungsbereit, stets aktualisiert mit dem neuesten Scanacs-Update.

 

Wie wird der Scanner eingerichtet (Kodak Alaris S2060W)?

Eine ausführliche Anweisung zur Einrichtung Ihres Scanners liegt dem Scanner bei.

Stellen Sie den Scanner auf und schließen ihn an das Stromnetz an. Verbinden Sie anschließend den Scanners mit dem Netzwerk Ihrer Apotheke (LAN oder WLAN).

Schalten Sie den Scanner ein. Der Scanner wird als Netzwerkgerät in ihr Apothekennetzwerk integriert. Dazu wird im eine IP-Adresse zugewiesen (vgl. “Wo finde ich die IP-Adresse des Scanners?”). Diese IP-Adresse bzw. die dazugehörige URL tragen Sie in der Administration unter Arbeitsplatzverwaltung in die dafür vorgesehen Zeile ein (Administratorrechte oder Inhaberrechte benötigt).

Anschließend können Sie die Verbindung herstellen, in dem Sie in der Verordnungsprüfung auf den Button “Scanner verbinden” klicken.

 

Wo finde ich die IP-Adresse des Scanners (Kodak Alaris S2060W)?

Schließen Sie den Scanner an und schalten diesen ein. Drücken Sie die Informationstaste “i” am Gerät. Dort finden Sie die IP-Adresse (z. B. unter “Kabelgebundene Adresse”) Ihres Scanners.

Wird dem Scanner nicht automatisch eine IP Adresse zugewiesen wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkadministrator.

 

Kann ich den Scanner von scanacs neben meinem bestehenden Scanner betreiben?

Technisch ist es möglich, den Scanner von scanacs neben dem der bestehenden Technologie zu betreiben. Die Scanacs-Applikationen sind als Web-Applikationen konzipiert, eine separate Installation von Gerätetreibern ist nicht notwendig.

Der Zugriff auf die Anwendung funktioniert nicht, was kann ich tun?

Das kann verschiedene Ursachen haben. Bitte überprüfen Sie die folgenden Punkte:

  • Die Internetverbindung funktioniert einwandfrei.
  • Sie sind eingeloggt.
  • Als Browser wird Google Chrome oder Mozilla Firefox verwendet.
  • Es wird keine Fehlermeldung ausgegeben (z. B. Scanner nicht verbunden)

Sollten alle oben genannten Punkte zutreffen, können Sie sich gern an unseren Support wenden unter: 0800-scanacs (0800-7226227) oder support@scanacs.de.

 

In der Anwendung erhalte ich eine Fehlermeldung, was soll ich tun?

Fehlermeldungen sind “ungebetene Gäste”. Damit Sie möglichst wenig davon erhalten, schicken Sie diese bitte umgehend an uns (möglichst mit Screenshot). Nutzen Sie dazu gern unseren Support: support@scanacs.de.

Wir werden uns schnellstmöglich darum kümmern den Fehler zu beheben, sodass sie die scanacs-Anwendungen wieder vollumfänglich nutzen können.

 

Ich habe einen Vorgang bearbeitet und nicht abgeschlossen, wo ist mein Vorgang? Kann ich diesen weiter bearbeiten?

Sind Sie noch eingeloggt und Ihr Browserfenster ist geöffnet, so befindet sich ihr Vorgang noch “in Bearbeitung”. Vorgänge werden solange im Browser vorgehalten wie eine aktive Sitzung besteht. Durch einen Logout wird ein Vorgang abgebrochen. Sie müssen diesen dann von vorn beginnen. Sollten Sie automatisch ausgeloggt werden, kann der Vorgang nach erneutem Login im Zeitraum von 24 Stunden weiter bearbeitet werden.